Denetimden Sorumlu Komite ve Çalışma Esasları

1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu Yönetmeliğin amacı; Şirket bünyesinde Sermaye Piyasası Kurulu’nun kurumsal yönetime ilişkin düzenlemeleri doğrultusunda, Dofer Yapı Malzemeleri Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Şirket”) Yönetim Kurulu’nun görev ve sorumluluklarının sağlıklı bir biçimde yerine getirilmesi için 30 Ekim 2023 tarih ve 15 no’lu Yönetim Kurulu kararı ile kurulan Denetimden Sorumlu Komite (“Komite”)’nin görev, yetki, sorumluluk ile çalışma usûl ve esaslarını belirlemektir.

Denetimden Sorumlu Komite, Sermaye Piyasası mevzuatına ve bu düzenlemede yer alan esaslara uygun olarak Şirketin muhasebe sistemi, finansal bilgilerin kamuya açıklanması, bağımsız denetimi ve iç kontrol sisteminin işleyişinin ve etkinliğinin gözetiminde Yönetim Kurulu’na yardımcı olarak yaptığı değerlendirmeler çerçevesinde tespit ettiği hususları Yönetim Kurulu’na raporlar.

2. KOMİTENİN YAPISI

Komite en az 2 (iki) üyeden oluşur. Komite üyelerinin tamamı Şirketin Bağımsız Yönetim Kurulu üyelerinden oluşur.

Komite, Başkanlık görevini üstlenen kişinin yokluğunda görev almak üzere bir Başkan Vekili belirleyebilir.

Komite; faaliyetleriyle ilgili olarak ihtiyaç duyduğu konularda bedeli Şirket tarafından karşılanmak üzere, bağımsız uzman kişi ya da kuruluşlardan danışmanlık hizmeti alabilir ve gerekli gördüğü yöneticiyi toplantılarına davet edebilir ve görüşlerini alabilir.

3. KOMİTE TOPLANTILARI

Komite, görevlerinin etkili bir şekilde yerine getirebilmesini sağlamak amacıyla; en az 3 (üç) ayda bir olmak üzere yılda en az 4 (dört) kere toplanır ve toplantı sonuçları tutanağa bağlanarak Yönetim Kurulu’na sunulur. Komite toplantıları, Yönetim Kurulu’nun olağan toplantılarıyla uyumlu zamanlarda gerçekleştirilir. Ancak, Komite, çalışmaların etkinliği için gerekli görülen sıklıkta da toplanabilir.

Komite, kararlarını üyelerinin salt çoğunluğundan oluşan karar nisabıyla alır.

Komite’nin görevlerini yerine getirmesi için gereken her türlü kaynak ve destek Yönetim Kurulu tarafından sağlanır. Komite, Komite Başkanı veya bir Komite üyesinin talebiyle toplantıya çağrılabilir. Komite toplantıları Denetimden Sorumlu Komite Sekreteryası (“Sekreterya”) tarafından toplantı öncesinde dağıtılan gündeme bağlı olarak yapılacaktır. Komite toplantılarında alınan kararlar Sekreterya tarafından yazılı hale getirilir ve arşivlenir. Bu bağlamda, her toplantı sonrasında, Komite’nin faaliyetlerine ilişkin yazılı bir rapor, tutanakların bir özetiyle beraber Yönetim Kurulu’na sunulur. Toplantı tutanakları, Sekreterya’da saklanır. Komite telekonferans yoluyla veya herhangi bir başka şekilde de toplanabilir.

Komite, amaçları, görevleri ve performansıyla ilgili olarak kendisine ait bir değerlendirmeyi yıllık olarak yapar ve bu değerlendirmenin sonuçlarını Yönetim Kurulu’na bildirir.

4. GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Denetimden Sorumlu Komite’nin görevleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:

1.Şirketin muhasebe sistemi, finansal bilgilerinin kamuya açıklanması, bağımsız denetimi ve şirketin iç kontrol ve iç denetim sisteminin işleyişinin ve etkinliğinin gözetimini yapmak;

2. Bağımsız denetim kuruluşunun seçimi, bağımsız denetim sözleşmelerinin hazırlanarak bağımsız denetim sürecinin başlatılması ve bağımsız denetim kuruluşunun her aşamadaki çalışmalarının denetimden sorumlu komitenin gözetiminde gerçekleştirilmesi;
3. Şirketin hizmet alacağı bağımsız denetim kuruluşu ile bu kuruluşlardan alınacak hizmetlerin belirlenmesi ve yönetim kurulunun onayına sunulması;
4. Şirketin muhasebe ve iç kontrol sistemi ile bağımsız denetimiyle ilgili olarak şirkete ulaşan şikayetlerin incelenmesi, sonuca bağlanması, şirket çalışanlarının, şirketin muhasebe ve bağımsız denetim konularındaki bildirimlerinin gizlilik ilkesi çerçevesinde değerlendirilmesi konularında uygulanacak yöntem ve kriterlerin belirlenmesi;
5. Kamuya açıklanacak yıllık ve ara dönem finansal tabloların şirketin izlediği muhasebe ilkeleri ile gerçeğe uygunluğuna ve doğruluğuna ilişkin değerlendirilmesi; şirketin sorumlu yöneticileri ve bağımsız denetçilerinin görüşlerini alarak kendi değerlendirmeleriyle birlikte yönetim kuruluna yazılı olarak bildirilmesi;
6. En az üç ayda bir olmak üzere yılda en az dört kere toplanarak toplantı sonuçlarının tutanağa bağlanması ve alınan kararların yönetim kuruluna sunulması;
7. Faaliyetleri ve toplantı sonuçları hakkında yıllık faaliyet raporunda açıklama yapılması ve hesap dönemi içinde yönetim kuruluna kaç kez yazılı bildirimde bulunulduğunun yıllık faaliyet raporunda belirtilmesi;
8. Kendi görev ve sorumluluk alanıyla ilgili tespitlerinin ve konuya ilişkin değerlendirmelerinin ve önerilerinin derhal yönetim kuruluna yazılı olarak bildirilmesi.

5.YÖNETMELİKTE DEĞİŞİKLİK

Bu yönetmelik üzerindeki değişiklik önerileri Komite tarafından Yönetim Kurulu’na sunulur. Hazırlanan öneriler, Yönetim Kurulu’nun ilk toplantısında gündeme alınır.

6.YÜRÜRLÜK

Bu düzenleme, düzenlemeye ilişkin değişiklik ve güncellemeler Yönetim Kurulu kararı ile yürürlüğe girer.